福岡では交通系ICカードとして、はやかけん（福岡市営地下鉄)、nimoca（ニモカ・西日本鉄道）、SUGOCA（JR九州）があります。
その交通系ICカードのチャージ時、使用時の会計処理をお伝えします。
(消費税は税込法)
【原則】
①業務時の交通機関利用のため10,000円チャージした時の会計処理は以下になります。
(借方)前払金10,000円/(貸方)現金10,000円
②福岡市地下鉄で640円で使用
(借方)旅費交通費640円/(貸方)前払金640円
ただ、この仕訳を1回交通機関を利用する度、毎回仕訳するのは頻雑です。
以下の【例外】のほうが、中小企業ではよく使われています。
【例外】
①業務時の交通機関利用のため10,000円チャージ
(借方)旅費交通費10,000円/(貸方)現金10,000円
②福岡市地下鉄で640円で使用
仕訳なし
こちらの方法のほうが、仕訳は楽ですね。
ただし、この【例外】を使用する場合は、考え方として以下の条件があります。
・ICカードは業務時の交通機関の利用のみに使用
・チャージ料金が少額
特に決算日近く多額のチャージをして全額経費処理をしてしまうと、税務調査時に突っ込まれてしまうので、決算日近く多額のチャージは近くにするのは止めていた方がよいです。
原則的に未使用分は経費にできないからです。
また、交通系ICカードを利用して、個人的な飲食代をコンビニで購入した等と疑われないためにも、【例外】の方法はICカードは業務時の交通機関の利用のみと限定したほうが良いでしょう。
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