電子帳簿保存法改正により、2022年1月から大きく書類等の保存方法が改正されます。
大きく以下の3つが改正点になります。
①電子帳簿等保存(電子データのまま保存)
②スキャナ保存
③電子データ保存
これら3つそれぞれ細かい改正点がありますが、簡単に概要を説明いたします。
①電子帳簿等保存(電子データのまま保存)
自分でパソコンで作成した仕訳、総勘定元帳、補助元帳、決算書、見積書、請求書、納品書等は紙で打ち出さなくても、紙で打ち出さずにパソコン内に保存していてもOKであること。(一定の条件が必要です。)
ポイントは自分でパソコンで作成した書類が該当します。
もちろん、紙で打ち出してもOKです。
②スキャナ保存
取引先から紙で送付されてきた見積書、請求書、納品書等についてタイムスタンプ付与する等の条件を満たせば、紙ではなくスキャンしてパソコン内に電子データとして保管してOKであること。
スキャン後の紙は保管の必要はありません。
わざわざスキャンして電子保存する手間がかかるので、これは利用しにくい制度であると思います。
③電子データ保存
全事業者の経理事務に大きく影響を与える改正となります。
取引先から電子メールやチャットワーク等から送られてきた見積書、請求書、納品書等について、紙で打ち出して保存するのではなく、電子データとして必ず保管する必要があります。
また、電子メールに取引内容が記載されている場合も削除しないほうが良いでしょう。
電子で授受した見積書、請求書、納品書等は紙で打ち出しての保存は認められず、
電子データのまま保管する必要があります。
電子データ保存には【真実性の要件】、【可視性の要件】の要件があります。
【真実性の要件】について
以下の３つのうち、１つを満たす必要があります。
A：送信者または受領者どちらかがタイムスタンプを書類に付与
B：訂正削除の履歴を確認できるシステム等の利用
C：訂正削除に関する事務処理規定の制定
A,Bともに手間とコストを要するので、一番利用しやすいのはCの事務処理規定を作成して、運用していく方法でしょう。
【可視性の要件】について
書類をいつでもダウンロードできるように、検索機能を確保することになります。
具体的には、以下の２つの方法が考えられます。
A:授受したPDF書類の名前に取引年月日、取引金額、取引先を記載
B:授受したPDF書類の名前に番号を付し、エクセルに番号に対応した取引年月日、取引金額、取引先を記載
【罰則】
・電子帳簿保存法に違反すると青色申告が取り消される可能性があります。
・「スキャナ保存」及び「電子データ保存」について隠蔽し、又は仮装された事実があった
場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重されます。
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